Quand archivage rime avec orage

Témoignages d’une seule et même soirée d’orages...

• « L’eau arrivait de partout »: tels sont les mots d’un responsable administratif d’une commune. En quelques minutes, un local d’une surface non négligeable baignait dans 20 cm d’eau, mouillant les archives posées à même le sol ou sur le premier rayonnage des étagères. Immédiatement alertés, les pompiers et la Protection civile sont intervenus pour pomper et déshumidifier rapidement le local, limitant ainsi les dégâts. Un tri sommaire a été effectué le soir-même en présence des Archives cantonales vaudoises (ACV), ce qui a permis de distinguer parmi les archives mouillées celles qui étaient éliminables et celles qui devaient être conservées. Ces dernières ont été congelées dans les congélateurs communaux pour éviter leur désintégration et le développement de moisissures. Des travaux de décongélation et de séchage par lyophilisation devront être réalisés par une société spécialisée pour les rendre à nouveau exploitables.

• L’alerte n’a été lancée que 10 jours après la survenue du dégât d’eau dans une autre commune. Même les archives qui n’étaient pas en contact direct avec l’eau étaient alors gorgées d’eau en raison de l’humidité ambiante. Appelés à la rescousse, les ACV et l’Office cantonal de la protection des biens culturels (OPBC) ont découvert une quantité impressionnante de moisissures visibles. Mais pour tenter de sauver ce qui devait l’être, il a fallu faire appel à une société spécialisée, car toute intervention dans de telles conditions met en péril les archives et peut s’avérer dangereuse pour la santé des personnes. Les montants annoncés ont de quoi faire peur.

Ce ne sont là que deux exemples: d’autres lieux ont été touchés par les orages, péjorant sérieusement l’état de conservation des archives qui s’y trouvaient, jusqu’à générer quantité de moisissures, entraînant d’énormes coûts de traitement.

Pour éviter de graves problèmes, une solution : surveiller tous les locaux d’archives !

Organiser un passage quotidien, vérifier la situation après chaque orage, mesurer en continu la température et le taux d’humidité: plus un local est surveillé, plus rapidement un problème est identifié et traité, meilleures sont les chances de limiter les dégâts et les coûts.

Faire des économies au détriment de la conservation des documents et du patrimoine archivistique communal est une vision à court terme aux conséquences potentiellement lourdes. Négliger d’allouer les moyens nécessaires pour la conservation et la gestion des archives, c’est risquer de devoir payer beaucoup plus pour les sauver et les restaurer, voire perdre des documents essentiels au bon déroulement des affaires en cours et à la mémoire communale. La négligence ne paie pas, elle coûte très cher.  A l’inverse, préserver le patrimoine documentaire augmente la qualité des services et la crédibilité de l’action publique.

C’est la raison pour laquelle, les Archives cantonales vaudoises et l’Office cantonal de la protection des biens culturels misent avant tout sur la prévention.

Dans le canton de Vaud, les communes ont l’obligation légale de gérer, conserver et valoriser leurs archives conformément à la loi sur l’archivage (LArch) et à son règlement d’application. Chaque commune est tenue de conserver indéfiniment et dans des locaux adaptés, ses archives historiques et les documents destinés à l’archivage historique.

Au début de l’été 2024, une circulaire avait été envoyée aux communes, rappelant notamment qu’il est important d’effectuer un contrôle régulier des locaux surtout après chaque orage et de ne pas entreposer d’archives à même le sol.

Depuis, les ACV et l’OPBC ont réalisé des fiches pratiques dont l’objectif est d’aider à prévenir les risques de sinistres dans les locaux d’archives et, cas échéant, à gérer les situations d’urgence, qu’il s’agisse de dégâts d’eau, d’incendies et/ou de moisissures.

Ces fiches pratiques ont été transmises récemment à l’ensemble des communes, elles sont disponibles sur la page web dédiée aux Archives communales.

Les Archives cantonales et l’Office de la protection des biens culturels se tiennent à disposition pour toute question.

_{Archives cantonales vaudoises (ACV)}