Relations entre secrétaires municipaux et préfets

Les préfets sont tout à la fois les garants du fonctionnement des communes vis-à-vis de l’Etat et des interlocuteurs réguliers des secrétaires municipaux (et des boursiers) dans leurs tâches quotidiennes. En certaines régions, les contacts sont institutionnalisés et fréquents. Dans d’autres, ils se limitent à des demandes de renseignement ou à la visite annuelle dans les communes.

Par ailleurs, il n’existe pas de contacts réguliers entre le corps préfectoral d’une part et le comité de l’Association vaudoise des secrétaires municipaux de l’autre. Tous deux sont pourtant concernés au premier chef par le bon (ou le mauvais) fonctionnement des communes.

D’où la rencontre tenue en septembre dernier, entre des membres du comité de l’AVSM et le corps préfectoral.

La nature et la fréquence des liens entre secrétaires municipaux et préfets ont été au centre des discussions. Consultés, plusieurs membres de l’AVSM avaient émis le souhait de pouvoir rencontrer leur préfet en tête-à-tête lors de la visite annuelle de la commune. On soulignera que les pratiques sont très différentes d’une commune ou d’un préfet à l’autre. Ces entretiens particuliers existent en certains lieux, mais ils ne constituent pas la règle. Compte tenu des différences de pratique et de sensibilité, les préfets et le comité de l’AVSM sont d’avis que l’existant doit être maintenu mais qu’il serait contre-productif d’imposer une pratique là où elle n’existe pas. Etant entendu que le préfet est à disposition du secrétaire municipal à chaque fois que le besoin s’en fait sentir, notamment, mais pas seulement, lorsque les bases légales d’une décision doivent être vérifiées.

La diversité vaudoise s’exprime aussi pleinement lorsque l’on examine les modes d’organisation régionale des secrétaires municipaux et leur lien avec les préfets. Ici, il existe une association des secrétaires municipaux en bonne et due forme avec un comité élu et qui se réunit en présence, voire à l’initiative du préfet. Là, sans structure particulière, les secrétaires du district se rencontrent plusieurs fois par année sans préfet. Ici, encore, les secrétaires municipaux ne se voient tout simplement pas.

Le génie du lieu doit s’exprimer pleinement et personne ne souhaite, ni du côté du canton, ni du côté des communes, imposer un mode de faire. L’important est que les secrétaires municipaux puissent accéder aux préfets lorsque le besoin s’en fait sentir. Dans ce contexte, le corps préfectoral a réaffirmé sa disponibilité.

La tâche de secrétaire municipal s’apprend encore largement sur le terrain et rien ne remplace l’expérience d’un collègue – ou de tout ou partie de la corporation – lorsqu’il s’agit de faire face à un imprévu. Il n’est pas nécessaire que chacun réinvente la roue dans son coin.

L’échange d’information et la qualité de la relation sont donc primordiaux. Il convient de les dynamiser et les réunions de secrétaires municipaux constituent un excellent moyen d’atteindre ce but.

L’AVSM a également pour mission de favoriser la formation continue de ses membres, par le biais des journées annuelles d’information mises sur pied en étroite collaboration avec le SeCRI. Les prochaines sessions seront l’occasion de solliciter les préfets pour diffuser des connaissances dans leurs domaines de compétences en fonction des sujets retenus par l’AVSM.

La tâche, pour le moins gigantesque, consistant à réactualiser le classeur des directives pour les administrations communales devra elle aussi être entamée.

Pour ce faire, l’AVSM utilisera les ressources de ses membres, mais sollicitera également l’appui du SeCRI et des préfets.

_{Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM)}