Equipement des greffes municipaux: constats et pistes d'améliorations

L’hiver dernier, les préfets se sont faits porteur d’un questionnaire sur l’équipement des greffes municipaux, élaboré conjointement par le Comité de l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM) et le Service des communes (SeCRI).

Pour l’AVSM, l’objectif était de bénéficier d’un large panorama sur les conditions de travail de ses membres; pour le SeCRI, l’objectif était de cerner les problèmes matériels qui pouvaient éventuellement entraver la communication entre les services de l’Etat et les responsables communaux.

Presque toutes les communes (365 sur 375) ont eu l’amabilité de répondre à cette enquête, ce qui a permis d’établir quelques constats.

Lieu de travailet horaires d’ouverture

Dans une trentaine de communes, le secrétaire municipal ne dispose pas d’un bureau mais travaille à son domicile. Il s’agit dans la plupart des cas de communes de moins de 200 habitants.

Dans quelques autres cas, le greffe est en fait un bureau partagé avec le Syndic ou un municipal.

Dans près du 2/3 des cas, soit 236 communes, les jours d’ouverture du greffe correspondent à moins d’un mi-temps (moins de 2,5 jours par semaine). Parmi celles-ci, 36 communes n’ont pas d’horaire d’ouverture, le secrétaire municipal étant disponible via son numéro de téléphone portable privé.

Informatique et internet

La plupart des ordinateurs utilisés sont des PC et, dans la grande majorité des cas, le navigateur internet est Explorer couplé ou non avec Mozilla.

L’ensemble des secrétaires municipaux ont moyen d’accéder au site de l’Etat de Vaud www.vd.ch

Au moins 14 communes ne disposent pas d’une protection «anti-spam» et quelques unes ne disposent pas d’une protection «anti-virus» efficace.

Dans une douzaine de communes (petites), l’ordinateur utilisé est l’ordinateur personnel du Secrétaire municipal, et l’accès à internet est également celui du domicile.

Lecture du courrier électronique et adresse

Les greffes des communes de plus de 1’000 habitants sont en général réguliers et relèvent quotidiennement leur boîte aux lettre électronique (courriels).

Par contre, plus de 130 greffes ne relèvent pas leurs courriels tous les jours, voire même relèvent leur boîte aux lettres électronique moins de 2 fois par semaine.

Les libellés des adresses électroniques sont extrêmement variés et, souvent, n’indiquent pas clairement si le courriel est acheminé vers le greffe ou vers un autre bureau, vers le secrétaire municipal ou vers quelqu’un d’autre.

Dans plusieurs cas, l’adresse n’est pas «stable» dans le temps. Elle est nominative et sera modifiée si le secrétaire municipal vient à changer. Quelques fois, l’adresse est une adresse personnelle (privée ou professionnelle).

Dans quelques rares cas l’adresse est modifiée en période de vacances par exemple.

Bureautique

A part les quelques secrétaires municipaux dont l’équipement est à domicile, tous les greffes disposent d’une imprimante et d’une photocopieuse.

Le tiers des greffes ne disposent pas de scanner mais en cas de nécessité, 50 secrétaires municipaux pourraient utiliser leur scanner personnel à domicile, certains utiliseraient le scanner de voisins ou de la municipalité. Cependant quelques uns affirment n’avoir aucun scanner à disposition.

Quant au fax, une vingtaine de greffes n’en sont pas équipés et en cas de nécessité certains doivent avoir recours à des faxs privés, à domicile ou à leur lieu de travail quand ils ont une autre profession.

Répondeur et déviation téléphonique

260 greffes disposent d’un répondeur téléphonique.

Les 4/5 indiquent les heures d’ouverture du greffe et 1/5 indiquent un autre numéro où il est possible d’appeler. Dans la moitié des cas, les répondeurs enregistrent les messages des correspondants.

185 greffes dévient leur ligne téléphonique sur le répondeur. Une trentaine dévient sur un numéro personnel (domicile ou portable) et une trentaine dévient vers d’autres services.

Pistes d’améliorations

Toutes les communes ont certainement adopté le système qui convient le mieux à leur taille et à leur fonctionnement. Tout en ne voulant pas s’ingérer dans leur organisation, quelques améliorations pourraient cependant être apportées.

Lecture du courriel:

Il est important que le canton puissent facilement atteindre les autorités communales au moins par courrier électronique; il serait ainsi souhaitable que le courriel soit relevé de manière quotidienne.

Pour prendre un exemple d’actualité qui est le risque de pandémie grippale: si le Canton avait des communications urgentes à adresser aux autorités communales, il n’aurait aucune garantie qu’elles soient transmises dans les 24 heures ouvrables.

Adresse électronique:

Pour des raisons de confidentialité du contenu de certains courriels échangés, il serait souhaitable que les adresses électroniques des greffes ne soient pas des adresses privées (domicile ou professionnelle) mais bien des adresses officielles.

A partir de ce bref état de situation, libres sont les Municipalités d’apporter les améliorations qu’elles souhaitent.

_{Service des communes et des relations institutionnelles (SECRI)}