Pour des fusions de communes sans confusion d'archives

Dans les débats sur les projets de fusions, le sentiment de perte de l’identité locale occupe une place de choix. Or, l’un des fondements de l’identité, c’est la mémoire. Et la mémoire d’une commune, ce sont non seulement les souvenirs des personnes qui l’habitent, mais surtout ses archives, qui souvent remontent bien loin dans le passé.

Plus qu’une mémoire, une identité

Les archives d’une administration ont plusieurs rôles. Bien les gérer, c’est posséder de bons atouts pour la maîtrise des affaires, des dépenses et des droits. Y recourir, c’est bénéficier d’informations de qualité permettant de comprendre l’état des dossiers en cours, et d’envisager avec plus de sûreté les évolutions possibles. Enfin, en garantissant leur conservation, c’est donner l’occasion à une collectivité d’offrir à ses concitoyens une meilleure compréhension du passé qui enrichit le présent et ouvre des portes sur le futur.

On le sait: nombreux sont les défis à venir pour les communes qui s’engagent sur le chemin d’une fusion. Et, c’est compréhensible, s’occuper des papiers et des grimoires poussiéreux qui dorment à la cave ou au grenier paraît bien éloigné des urgences du moment.

Toutefois, intégrer de prime abord la question des archives, c’est se prémunir de soucis importants qui interviendront à coup sûr si les communes engagées dans un tel processus se retrouvent la veille du jour J sans savoir: comment seront classés les dossiers de la future commune; comment seront gérées les archives des anciennes entités politiques; qui en sera le responsable.

Pour ne pas perdre le fil

Les convictions suivantes doivent encadrer la réflexion:

Les archives des communes fusionnantes sont des entités distinctes, qui ne doivent en aucun cas être mélangées. Tous les dossiers seront clos au jour précédant la date d’entrée en vigueur de la fusion. L’idéal serait de figer la situation par un inventaire aussi précis que possible.

Tous les dossiers de la nouvelle commune doivent être rouverts le jour de l’entrée en vigueur de la fusion, en particulier les procès-verbaux de la Municipalité, du Conseil communal ou du Conseil général, des commissions, etc.

Tout transfert de dossier depuis les Archives des anciennes communes à celles de la nouvelle entité doit être renseigné. Il faut éviter de soustraire les documents originaux de leur place initiale et leur préférer des copies ou des reproductions.

Il est recommandé d’éviter la multiplication des locaux d’archives, ou de laisser les archives historiques dans leurs locaux d’origine. Leur dissémination et le changement d’affectation des maisons communales peuvent conduire à leur oubli et à leur déconsidération.

Il faut organiser les archives de la nouvelle organisation, en mettant sur pied - dès les premiers jours - un plan de classement adapté à la taille et aux responsabilités de la nouvelle commune. Le Guide pratique de gestion des Archives communales en propose un exemple issu du «plan comptable».

Il faut garantir le suivi des données numériques provenant des environnements anciens et nouveaux nés de la fusion, en s’assurant de leur récupération à des fins immédiates d’archives historiques, et pour les besoins qui s’annoncent de la nouvelle situation.

Un exemple proche

Prenons l’exemple de la Commune de Montreux. Ses archives constituent tout à la fois l’histoire de la nouvelle commune née en 1962 de la fusion des Planches et du Châtelard et celles de l’organisation antérieure à la fusion, avec leur propre individualité et leur propre organisation, qui se caractérisaient par l’existence d’une paroisse et d’un cercle administratif, de deux communes et d’une vingtaine de villages, hameaux, fractions de communes répartis entre les rives du lac et les montagnes. Parce qu’on a respecté la réalité des archives antérieures, la fusion des communes n’a en aucune mesure produit la recomposition artificielle d’un passé sans réalité politique ni tradition commune.

Une expertise, des conseils

N’hésitez pas à demander conseil! Les Archives cantonales vaudoises ont notamment pour tâche de conseiller les communes dans la gestion de leurs archives.

Par ailleurs, des archivistes indépendants sont à disposition pour des travaux ponctuels (inventaires, nouvelle procédure de classement et de gestion, etc.).

Pourquoi ne pas le revendiquer ? Un projet de fusion est l’occasion de réfléchir à l’opportunité de professionnaliser la gestion des archives. Plusieurs communes dans le canton bénéficient désormais de compétences élargies dans ce domaine, à la suite de la création d’un poste d’archiviste intercommunal.

Enfin, il ne faut pas minimiser les compétences déjà présentes dans les administrations communales, le plus souvent personnalisées par les secrétaires municipaux. Leur collaboration doit être sollicitée, leur appui obtenu à la fois pour proté- ger un passé révolu et pour construire un avenir dont les termes sont inscrits dans tout acte de fusion.

_{Archives cantonales Vaudoises (ACV)}