Chronique des marchés publics : Suppression de la simultanéité des publications SIMAP et FAO

Dès le lundi 2 octobre 2017, les pouvoirs adjudicateurs vaudois pourront procéder à des publications sur la plateforme internet SIMAP tous les jours de l’année, sans être liés aux délais de publication de la Feuille des avis officiels du canton. Cette modification permet ainsi de rendre plus efficaces et rapides les procédures de marchés publics.

Situation jusqu'au 2 octobre 2017

Historiquement, le premier organe officiel de publication en droit des marchés publics vaudois fut la Feuille des avis officiels du canton de Vaud (FAO). Avec l’évolution de la pratique et de la technique, la plateforme internet SIMAP (www.simap.ch) a progressivement gagné en importance. En 2012, les rôles attribués à ces deux organes ont été redistribués et la plateforme SIMAP s’est vu reconnaître le premier rôle en matière de publications officielles. La FAO a depuis conservé un rôle d’ordre informatif.

Jusqu’au 1^er juillet 2017, la législation en matière de marchés publics imposait aux pouvoirs adjudicateurs de publier tout avis d’appel d’offres sur la plateforme SIMAP, seule la publication dans cet organe faisant foi. Un résumé de cet avis devait obligatoirement paraître simultanément dans la Feuille des avis officiels du canton, à titre indicatif (art. 11 RLMP-VD). Il est ressorti des expériences faites en pratique que l’obligation de publier simultanément un avis sur la plateforme SIMAP et dans la FAO entravait parfois le déroulement rapide et efficace des procédures de marchés publics. Au vu du caractère simultané imposé par la loi, SIMAP se pliait au rythme des jours de parutions de la FAO pour publier les avis sur son site, ce qui contraignait les pouvoirs adjudicateurs à respecter les délais de publication imposés par cette dernière pour les annonces relatives aux marchés publics. Ces délais sont le lundi jusqu’à minuit pour l'édition du vendredi et le mercredi jusqu’à minuit pour l'édition du mardi. Ainsi, alors que le pouvoir adjudicateur aurait été en mesure de publier un avis d’appel d’offres, ou tout autre avis sujet à publication (un avis rectificatif de l’avis d’appel d’offres par exemple), presque instantanément sur SIMAP (soit le jour suivant la validation), il était jusqu’ici contraint de respecter les délais de publication de la FAO. Par conséquent, il arrivait que le pouvoir adjudicateur doive attendre plusieurs jours, parfois jusqu’à une semaine, avant que son avis ne paraisse. Selon la nature du projet en cause et de l’avis à publier, cette attente pouvait s’avérer préjudiciable aux intérêts de l’adjudicateur et des soumissionnaires.

Fort de ce constat, l’exigence liée à la simultanéité des publications sur la plateforme SIMAP et dans la FAO a été supprimée par la dernière modification du RMLP-VD entrée en vigueur le 1er juillet 2017. La plateforme SIMAP a procédé cet été aux adaptations techniques nécessaires à la mise en œuvre de cette modification législative.

Situation dès le 2 octobre 2017

Dès le lundi 2 octobre 2017, publier des avis relatifs aux marchés publics sur SIMAP sera possible tous les jours de l’année, à l’exception de la période des fêtes de fin d’année. Les pouvoirs adjudicateurs pourront choisir le jour souhaité de la publication sur SIMAP, qui sera au plus tôt le lendemain de la validation de la requête de publication à la plateforme. Ainsi, les pouvoirs adjudicateurs vaudois pourront voir tout avis sujet à publication être publié plus rapidement sur SIMAP, gagnant ainsi un temps précieux. Ce gain de temps profitera également aux soumissionnaires du marché en question.

Les publications sur SIMAP seront suspendues pendant la période des fêtes de fin d’année, période dont les dates exactes seront déterminées d’année en année. S’agissant des fêtes 2017-2018, les publications sur SIMAP ne pourront pas intervenir entre le samedi 23 décembre 2017 et le mardi 2 janvier 2018 inclus.

La FAO continuera, pour l’heure, d’accueillir les avis marchés publics sous forme résumée. La date de parution dans la FAO ne correspondra cependant plus à celle de la publication officielle sur SIMAP. La date de publication sur SIMAP sera déterminante pour le respect des délais de publication de la FAO. A titre d’exemple, si un pouvoir adjudicateur se connecte à la plateforme SIMAP le mardi 3 octobre 2017 afin de publier un avis d’appel d’offres et indique une date de publication sur SIMAP le jeudi 5 octobre, un résumé de cet avis sera automatiquement publié dans la FAO du vendredi 13 octobre (délai FAO du lundi). Si le pouvoir adjudicateur avait indiqué une date de publication sur SIMAP le mercredi 4 octobre, le résumé de son avis serait paru dans la FAO du mardi 10 octobre (délai FAO du mercredi). La publication du résumé de l’avis dans la FAO est automatique, le pouvoir adjudicateur n’a pas de démarche supplémentaire à effectuer à cette fin. En revanche, le pouvoir adjudicateur qui souhaite faire paraître un avis dans la feuille d’avis officielle d’un autre canton doit s’adresser directement à l’entité chargée de la publication de celle-ci.

Afin d’éviter tout risque de confusion et de contestation quant à la date déterminante pour le point de départ des délais de recours, les avis marchés publics publiés dans la FAO n’accueilleront plus de rubrique mentionnant les voies et délais de recours à l’encontre d’une publication. Les voies et délais de recours seront uniquement indiqués dans la publication SIMAP. En effet, comme c’est le cas à l’heure actuelle, la date déterminante pour calculer le délai de recours est celle de la publication SIMAP. Afin de dissiper tout doute possible, la FAO indiquera que les délais, en particulier les délais de recours, commencent à courir avec la publication sur simap.ch, qui seule fait foi.

En pratique, le support technique SIMAP de premier niveau, qui octroie les codes d’accès et renseigne les pouvoirs adjudicateurs en cas de difficulté dans l’utilisation de la plateforme, continuera à être disponible en semaine, aux heures de bureau. Il est dès lors recommandé aux pouvoirs adjudicateurs de ne pas prévoir de publication les week-ends et les jours fériés, afin de pouvoir, au besoin, bénéficier du support SIMAP.

Avis et décisions sujets à publication

Pour mémoire, on rappelle que les pouvoirs adjudicateurs doivent obligatoirement publier certains avis ou décisions. Il s’agit de l’avis d’appel d’offres dans les procédures ouvertes ou sélectives (art. 11 al. 1 RLMP-VD), de la décision d’adjudication du marché d’une procédure ouverte ou sélective, dans les 72 jours après son entrée en force (art. 39 RLMP-VD) et de la décision d’adjudication rendue de gré à gré aux conditions de l’art. 8 RMLP-VD (gré à gré exceptionnel ; art. 39 al. 3 et 42 al. 1 RLMP-VD).

D’autres types d’avis peuvent être publiés par les pouvoirs adjudicateurs en fonction des circonstances. Il s’agit de l’annonce préalable (art. 20 al. 3 let. a RLMP-VD) et de l’avis rectificatif. L’annonce préalable permet à un pouvoir adjudicateur d’attirer l’attention de soumissionnaires potentiellement intéressés à un marché donné en leur communiquant, à l’avance, certaines indications relatives à l’appel d’offres. L’avis rectificatif, qui n’est pas mentionné dans la législation vaudoise mais s’est imposé dans la pratique, permet à un pouvoir adjudicateur de rectifier une erreur contenue dans un avis d’appel d’offres précédemment publié, voire de prolonger un délai indiqué dans ce dernier. En pratique, c’est particulièrement cet outil qui pâtissait jusqu’alors de l’exigence de respect des délais de publication de la FAO. Avec la modification adoptée, les avis rectificatifs pourront parvenir à la connaissance des soumissionnaires le lendemain de la requête de publication déjà. Les pouvoirs adjudicateurs ne doivent toutefois pas perdre de vue que les avis d’appel d’offres nécessitent d’être établis avec soin et diligence, la publication d’un avis rectificatif devant rester l’exception.

Il arrive également que les pouvoirs adjudicateurs soient amenés à publier une décision d’interruption de la procédure. A ce propos, deux situations doivent être distinguées, suivant que l’interruption de la procédure intervient avant ou après le délai fixé pour le retour des offres. Si l’interruption de la procédure intervient après le délai pour le retour des offres, elle doit être notifiée par écrit aux soumissionnaires (art. 41 al. 2 RLMP-VD), c’est-à-dire hors de la plateforme SIMAP. Par contre, si l’interruption de la procédure intervient avant que le délai pour le retour des offres soit échu, le pouvoir adjudicateur n’a pas d’autre choix que de publier sa décision sur SIMAP afin d’en informer tous les potentiels soumissionnaires. En effet, avant l’échéance de ce délai, le pouvoir adjudicateur ne connaît pas les soumissionnaires parties à la procédure, raison pour laquelle une notification individuelle n’est pas envisageable. Il convient enfin de relever que le projet de révision de l’accord intercantonal sur les marchés publics prévoit de rendre obligatoire la publication de l’interruption de la procédure sur SIMAP pour les procédures ouvertes et sélectives.

_{Secrétariat général du DIRH (SG-DIRH)}