Les archives communales

Les archives permettent de conserver, d’une part une trace du travail et ainsi sauvegarder le patrimoine documentaire et, d’autre part, de garantir la sécurité du droit et protéger les intérêts légitimes des citoyens (art. 1 LArch).

Les catégories d’archives

Il existe trois sortes d’archives : les archives courantes, intermédiaires et historiques.

Les archives courantes et intermédiaires sont l'ensemble des documents utilisés pour traiter les affaires, puis conservés pour attester ce traitement tant que cela est juridiquement ou administrativement nécessaire (durée d’utilité). Les archives courantes concernent les affaires en cours et les archives intermédiaires sont celles qui concernent des affaires terminées à conserver par le Conseil et la Municipalité. Ces deux autorités ont la garde de leurs propres archives courantes et intermédiaires. Elles sont responsables de leur bonne conservation et de leur bonne transmission.

Les archives historiques sont constituées de l'ensemble des documents qui ne sont plus utilisés pour traiter les affaires ou attester ce traitement (art. 3 LArch). Ainsi, à l’échéance de la durée d’utilité, les archives intermédiaires sont soit éliminées, soit versées dans les Archives communales à titre d’archives historiques (art. 5 LArch). Dans les faits, le Conseil doit transmettre lesdits documents aux Archives communales qui deviennent de la responsabilité du Syndic (art. 8 al. 2 LArch).

Conservation

Les archives courantes et intermédiaires vouées à terme à l’élimination peuvent utiliser du papier recyclé ou blanc, voir être conservées uniquement sur support électronique. Les documents destinés à être versés aux archives historiques doivent, en revanche, être émis sur papier. Les procès-verbaux du Conseil, de la Municipalité, les comptes communaux, ainsi que les procès-verbaux des votations et élections devraient être imprimés sur du papier permanent ISO 9706 ou ISO 11108 et reliés. Il est vivement recommandé pour assurer la pérennité des documents que la reliure soit effectuée sous format livre avec revêtement en cuir et non en plastique.

La conservation de documents sur support électronique uniquement n’est pas autorisée.

De plus, chaque autorité conserve ses documents à l'abri du feu, de l'eau, de l'humidité, de la poussière et du vol. Elle prend les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour éviter toute perte, détérioration ou falsification (art. 3 al. 3 RLarch). Le local d’archives doit être aménagé de façon que les risques de détérioration des documents déposés soient moindres. Ainsi, le local doit être maintenu à une température entre 18 et 20 degrés et à un taux d’humidité relative de 50%. (A ce sujet, les Archives cantonales ont émis des recommandations : https://www.vd.ch/etat-droit-finances/archives-acv/archives-communales#c2062365).

Consultation

La consultation des archives intermédiaires et historiques est soumise à l’autorisation de l’autorité productrice (Conseil ou Municipalité) pendant 30 ans à compter de la clôture du dossier (art. 10 et 11 LArch). Les documents classés selon des noms de personnes et qui contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité sont soumis à un délai de protection spécial, à moins que la personne concernée n'en ait autorisé la consultation (art. 12 al. 1 LArch). Le délai est de 10 ans après le décès de la personne concernée, respectivement de 100 ans après la naissance si la date du décès est inconnue et de 100 ans à compter de l'ouverture du dossier si ni la date du décès ni celle de la naissance ne peut être retrouvée (art. 12 al. 2 LArch).

Après l’expiration du délai de protection, l'accès est libre, sans vérification d’identité ni procédure d'autorisation.

Elimination

Les documents des autorités ne peuvent pas être éliminés sans l’autorisation du Syndic (art. 6 LArch), à l’exception des papiers « de corbeille »[1]. Certaines archives possèdent une durée de conservation illimitée, c’est en particulier le cas des procès-verbaux du Conseil et de son règlement d’organisation, ainsi que des préavis municipaux. Ces textes ne peuvent donc pas être détruits. A ce sujet, les Archives cantonales ont élaboré un document intitulé « calendrier de conservation des archives communales vaudoises » qui précise les différentes durées d’utilité des documents communaux et leur sort final (élimination ou conservation). Dans le cas où un document doit être jeté, un bordereau d’élimination sera rempli et transmis à l’archiviste attestant que ce document a existé, mais a été éliminé en vertu du calendrier de conservation, par exemple.

Violation

La législation sur l’archivage prévoit des règles et procédures dont leur violation est punissable d’une amende (art. 16 al. 1 LArch).

En cas de doute

La Direction des affaires communales et des droits politiques et plus particulièrement les Archives cantonales restent à votre disposition pour toutes questions.

^{[1] Sont des papiers « de corbeille » les documents qui ne représentent pas d’intérêt administratif et/ou juridique (art. 2 al.1 let. h RLArch)}

^{Direction des affaires institutionnelles et des communes (DGAIC),
Direction des affaires communales et droits politiques (DACDP)}