Gestion du cycle de vie des dossiers électroniques ou papier dans les administrations communales

Le référentiel de gouvernance documentaire (RefGD Communes) et la documentation qui l’accompagne sont publiés sur la page du site internet des ACV dédiée aux Archives communales: vd.ch/archives-communales.

L’objectif de ces documents est de fournir aux communes des recommandations adaptées au contexte actuel, marqué par la place prépondérante du numérique dans la réalisation de leurs missions.

Ce référentiel vise à garantir une maîtrise du cycle de vie des dossiers, en conformité avec la Loi du 14 juin 2011 sur l’archivage, quel que soit l’environnement — numérique ou papier — concerné. Il doit contribuer à une gestion efficace de l’information, en limitant les accroissements documentaires incontrôlés et les pertes d’information.

Le RefGD Communes détermine notamment les règles suivantes:

• La durée de conservation administrative ou légale des dossiers traités dans une commune;
• Le sort final des dossiers : lesquels peuvent être éliminés au terme de cette durée, et lesquels doivent être conservés à long terme aux archives communales, en raison de leur valeur historique.

Il est conçu de façon à :

• Répondre aux besoins métiers des communes;
• Intégrer toutes les activités communales, y compris celles déléguées à des associations intercommunales;
• Être applicable dans différents environnements documentaires (papier, électronique ou les deux).

Il tient compte également d’autres aspects, tels que l’identification des données personnelles et sensibles, la gestion par affaire et la classification fonctionnelle MCH2.

Il s’agit d’une première version amenée à évoluer, notamment à la suite des retours qui seront faits. Le RefGD Communes sera mis à jour régulièrement, en fonction de l’évolution des tâches communales.

Comme annoncé par voie de circulaire, plusieurs événements sont prévus au cours du premier semestre 2026 en lien avec sa publication :

• Webinaire de présentation du RefGD Communes le 24 mars à 14h ou le 26 mars à 10h (à choix), en ligne. Public cible : élus municipaux et personnel communal. Durée 1h. Inscription sur ce lien

• Forum sur la gouvernance documentaire et la transition numérique le 12 mai de 10h à 17h à Pully. Organisé par la Ville de Pully, l'Association vaudoise des archivistes et les ACV. Public cible : secrétaires municipaux, responsables informatiques et archivistes. Inscriptions à venir.

Les Archives cantonales vaudoises se tiennent à disposition pour tout renseignement.

^{Archives cantonales vaudoises (ACV)}