Guide pratique de gestion des archives communales: une mise à jour pour faire face aux nouveaux défis

Dessin par Mix&Remix
Dessin par Mix&Remix Dessin par Mix&Remix
Publié le 23 septembre 2016

Contexte général

Depuis une dizaine d’année, la dématérialisation des processus administratifs dans les communes s’est considérablement accélérée. Nombreuses sont les administrations communales qui ont déjà adopté une GED ou qui le feront prochainement. Certains processus sont d’ailleurs totalement numériques, comme le Contrôle des habitants. Mais contrairement à une conception répandue, abandonner le papier ne permet pas de tourner le dos aux obligations des administrations publiques en matière d’archivage. Au contraire, au fur et à mesure que les organisations gagnent en maturité dans le domaine numérique, elles se rendent compte de l’importance de disposer de compétences professionnelles en matière d’archivage.

Dans le même temps, une évolution fondamentale pour l’archivage dans les administrations publiques vaudoises a eu lieu avec l’entrée en vigueur de la loi sur l’archivage du 14 juin 2011 (LArch) et de son règlement d’application (RLArch). En effet, depuis le 1er janvier 2012, les services communaux et cantonaux sont mis sur un pied d’égalité en regard de leurs obligations en matière d’archives, dont voici les principes fondamentaux :

  1. Les autorités mettent en œuvre des procédures de gestion, des systèmes de classement et des modes de conservation qui garantissent l’intégrité, l’authenticité, l’accessibilité et la sécurité de ceux-ci (article 4 alinéa 2 LArch).
  2. Chaque autorité fixe par écrit les procédures de gestion, de classement et de conservation de ses documents (article 3 alinéa 1 RLArch).
  3. Chaque autorité s’assure que ses archives permettent en tout temps de vérifier ses activités et d’en rendre compte. A cette fin, elle ne conserve que des documents complets et fiables, et prête un soin particulier à la tenue à jour et à la conservation des instruments de recherche (article 3 alinéa 2 RLArch).

 

 

Dessin par Mix&RemixDessin par Mix&Remix

L’objectif de la troisième édition du Guide pratique de gestion des archives communales publié par les Archives cantonales est triple :

  • adapter son contenu aux évolutions de l’archivage dans un contexte où le numérique est désormais utilisé dans tous les aspects de la vie publique et privée ;
  • intégrer les exigences imposées par la LArch ;
  • proposer une navigation facilitée et une meilleure expérience pour l’utilisateur.

Une démarche en cours depuis 1999

Diffusée sous la forme d’un classeur en 1999, la première édition avait rencontré un beau succès et trouvé sa place sur les rayonnages de la plupart des administrations communales vaudoises. La deuxième édition de 2007 a marqué le passage du papier à Internet, avec, parallèlement, le développement de certaines prestations comme par exemple la publication du plan de classement modèle inspiré du plan comptable, développé avec l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM). En 2009, une étape essentielle avait lieu avec la mise en ligne du calendrier de conservation. Cet outil fondamental, développé avec le soutien d’un groupe de secrétaires municipaux et d’archivistes communaux, répond aux questions de base: que conserver et/ou éliminer ? Pour combien de temps ? Sur quel support?

 

Dessin par Mix&RemixDessin par Mix&Remix

Des informations ciblées

La nouvelle édition du guide est destinée à l’ensemble des personnes concernées par l’archivage, des Municipalités aux archivistes professionnels. Il fournit une information qui se veut accessible à toutes les personnes intéressées, concrète et proportionnée aux besoins. Les contenus publiés sont rassemblés sur une page : une table des matières permet de naviguer à l’intérieur des contenus. Des liens pointant sur le glossaire, d’autres chapitres, des documents à télécharger ou sur des ressources externes vérifiées permettent d’approfondir les thématiques abordées.

Avec «Les bases de l’archivage», le premier chapitre a pour objectif de permettre aux autorités de prendre rapidement connaissance des obligations communales en la matière. Lorsqu’un membre de l’exécutif, un ou une secrétaire municipal(-e) se penche sur la question des archives, c’est généralement parce qu’il ou elle est confronté(-e) à un problème et qu’il lui faut présenter devant la Municipalité un projet pour le résoudre. L’objectif de ce premier chapitre est de fournir une aide à la décision pour faciliter le traitement de ce type de situation.

Après un deuxième chapitre consacré au «Cycle de vie des documents», dont les différentes phases devraient rythmer la gestion de l’information dans toutes les administrations publiques, le chapitre «Organiser» s’attaque au cœur du problème, soit la mise en place des pratiques qui garantissent qu’un document existe, qu’on peut le retrouver et le lire en tout temps, qu’il est authentique, intègre, fiable et exploitable. Ces principes sont rassemblés sous le terme anglo-saxon Records management et constituent, dans le domaine numérique, le préalable indispensable à la réalisation d’un système d’archivage électronique historique. Concrètement, les outils principaux sont le plan de classement et le calendrier de conservation.

 

Photo d'archives ©Archives cantonales vaudoises©Archives cantonales vaudoises
Photo d'archives ©Archives cantonales vaudoises©Archives cantonales vaudoises

Les archives sont conservées pour être diffusées et consultées par les citoyennes et les citoyens. Le chapitre «Communiquer» conseille sur les moyens à mettre en œuvre et les prescriptions légales en la matière. L’un des outils fondamentaux est l’inventaire d’archives, qui permet à la commune d'accéder à sa propre mémoire et de répondre aux demandes des citoyens dans les délais exigés par la loi sur l'information. Mais une fois qu’on a identifié clairement le document concerné par la demande, comment savoir s’il est réellement communicable ? Des restrictions peuvent intervenir, en raison de la date trop récente, des données personnelles sensibles contenues ou du type de document concerné (par exemple un procès-verbal de la Municipalité). La fiche pratique «Accès aux archives» renseigne sur le traitement des demandes de consultation.

La conservation des archives historiques n’est pas le fruit du hasard. Elle implique un ensemble cohérent d'actions, décrites dans le chapitre «Conserver», qui assurent la préservation des documents d'archives et leur transmission en bon état aux générations futures.

Enfin, l’archivage électronique fait l’objet d’un chapitre entier. C’est une thématique qui, bien entendu, fait l’objet d’une attention particulière et qui va connaître une évolution rapide ces prochaines années. De ce fait, les Archives cantonales vaudoises fourniront régulièrement des nouveaux contenus adaptés aux évolutions de la gestion des archives. D’ores et déjà, nos recommandations lors de l’acquisition d’une GED sont proposées aux communes, accompagnant notre positionnement sur la conservation ou non du papier dans les communes qui ont adopté un tel outil. Point essentiel: nous proposons sur cette page des renvois sur le site Internet du Centre national suisse de compétence en matière d’archivage à long terme des documents électroniques (CECO-KOST), site que toute personne pilotant un projet de GED devrait connaître.

L’entrée «Actualités» reflétera les développements et les mises à jour du site. Elles signaleront les offres de formation qui accompagneront les nouveaux contenus, et toute information métier utile. Les personnes intéressées peuvent s’abonner au flux RSS des Actualités des archives communales, ou signaler leur intérêt en écrivant aux Archives cantonales vaudoises.

 


Archives cantonales Vaudoises (ACV)

Informations complémentaires

Archives cantonales vaudoises
Tél. 021 316 37 11
www.vd.ch/autorites/chancellerie-detat/archives-cantonales/