Marchés publics : La phase d’ouverture des offres et le procès-verbal d’ouverture

Cette chronique présente des problématiques rencontrées par les communes ou leurs mandataires dans le cadre de l’application des marchés publics, qui sont régulièrement soumises pour détermination au Centre de compétences sur les marchés publics du canton de Vaud (CCMP-VD). Elle vise à sensibiliser les communes sur certains aspects particuliers des marchés publics et à leur fournir les outils nécessaires à la résolution de situations parfois complexes.

Image d'illustration d'enveloppes
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Publié le 21 juin 2022

La phase d’ouverture des offres

La phase d’ouverture des offres représente l’une des principales étapes d’une procédure de marché public. Elle fait suite à la phase de réception des offres et précède la phase d’évaluation des offres. La phase d’ouverture des offres consiste pour l’adjudicateur à ouvrir l’ensemble des offres réceptionnées dans le délai imparti à cet effet en une seule étape et à dresser un procès-verbal constatant la présence de ces différentes offres.

Le plus souvent annoncée par l’adjudicateur dans ses documents d’appel d’offre, la phase d’ouverture des offres peut se dérouler à huit clos ou en présence des soumissionnaires parties à la procédure (ouverture publique). L’adjudicateur est libre de procéder à une ouverture publique des offres ou non, l’important étant qu’il annonce une telle ouverture publique dans ses documents s’il souhaite y procéder pour se conformer au principe de la transparence et permettre aux différents soumissionnaires qui le souhaitent d’y prendre part.

L’ouverture publique des offres n’est pas réglementée par la législation. Il n’existe ainsi pas de types de marchés ou de seuils à compter desquels une telle ouverture publique serait exigée. Les ouvertures publiques sont de moins en moins fréquentes en pratique, probablement en raison de l’organisation et du déplacement des soumissionnaires qu’elles impliquent. Elles subsistent néanmoins auprès de certains adjudicateurs, principalement dans le secteur de la construction.

Conformément à l’art. 31 al. 1 du règlement d’application de la loi vaudoise sur les marchés publics (RLMP-VD), les offres d'une procédure ouverte ou sélective parvenues dans les délais sont ouvertes à la date, à l'heure et au lieu indiqué dans les documents d'appel d'offres par au minimum deux représentants de l'adjudicateur. Les mêmes exigences trouvent application en procédure sur invitation (cf. art. 9 RLMP-VD).

Cette disposition n’impose pas la désignation de personnes spécifiques pour procéder à l’ouverture des offres. Ainsi, le pouvoir adjudicateur choisit librement ses représentants. En pratique, il est relativement fréquent que deux membres du comité d’évaluation procèdent à l’ouverture des offres.

D’autres configurations sont naturellement possibles : un membre du comité d’évaluation peut ainsi être accompagné d’une personne travaillant pour le secrétariat de l’adjudicateur ou être accompagné d’un mandataire externe ; le responsable du service concerné d’une commune peut procéder au côté d’un membre du bureau d’ingénieur mandaté pour l’organisation de la procédure. En général, le nom des personnes procédant à l’ouverture des offres n’est pas annoncé à l’avance par l’adjudicateur.

Le procès-verbal d’ouverture des offres

Conformément à l’art. 31, al. 2 RLMP-VD, un procès-verbal doit être établi à l'ouverture des offres. Les noms des personnes présentes, les noms des soumissionnaires, les dates de réception et les prix des offres doivent y être au minimum contenus, ainsi que les éventuelles variantes et offres partielles. Ce procès-verbal doit, de plus, être signé par les deux représentants de l’adjudicateur bien que cela ne ressorte pas directement de l’art. 31 RLMP-VD.

Le procès-verbal d’ouverture des offres permet d’assurer une publicité suffisante de l’ouverture des offres, quand bien même celle-ci n’est pas publique. Il permet de prouver que les offres sont parvenues dans le délai imparti par l’adjudicateur pour la remise des offres et concrétise en cela les principes généraux de la transparence et de l’égalité de traitement entre soumissionnaires.

D’après la jurisprudence, le procès-verbal d'ouverture des offres exigé par l’art. 31, al. 2 RLMP-VD a pour seul but d'assurer la transparence de l'ouverture des offres et de pallier ainsi tout risque de manipulation. Le fait d'y indiquer qu'une offre est recevable n'est dès lors pas contraignant. Il s'agit d'un simple contrôle prima facie (cf. arrêt de la CDAP MPU.2018.0030 du 26 novembre 2018 consid. 3c/aa).

Le CCMP-VD recommande aux adjudicateurs de se limiter au strict minimum lors de la rédaction d’un tel procès-verbal. En effet, il apparaît illusoire d’analyser en détail les offres lors de la phase d’ouverture pour pouvoir détecter qu’un document exigé manque à l’appel ou qu’une exigence de forme n’est pas respectée et pouvoir ainsi mentionner dans le procès-verbal d’ouverture que l’offre en question ne serait pas recevable. De la même manière, l’adjudicateur doit reporter dans le procès-verbal d’ouverture les prix (totaux) des différentes offres (généralement indiqué sur la page de garde des offres) sans élucider à ce stade les raisons de certains prix déposés se distanciant des autres.

La transmission du procès-verbal d’ouverture

Conformément à l’art. 31, al. 3 RLMP-VD Les soumissionnaires et les associations professionnelles intéressées peuvent obtenir, sur demande, le procès-verbal.

La législation ne prévoit pas de délai dans lequel un pouvoir adjudicateur doit satisfaire la demande d'un soumissionnaire ou d’une association professionnelle tendant à l'obtention du procès-verbal d'ouverture des offres. L’adjudicateur n’est dès lors pas contraint d’envoyer immédiatement le procès-verbal d’ouverture aux soumissionnaires. En pratique, certains adjudicateurs le délivrent spontanément quelques jours après le délai de remise des offres tandis que d'autres préfèrent attendre le dernier moment, soit l'envoi de la décision d'adjudication pour le faire.

Il n’y a pas de contre-indication à communiquer le procès-verbal d’ouverture des offres avant ou lors d’une séance de clarification. L’adjudicateur qui adresse spontanément le procès-verbal d’ouverture doit le faire parvenir à tous les soumissionnaires afin de respecter l’égalité de traitement entre les soumissionnaires. En application de ce principe, l’adjudicateur qui communique le procès-verbal d'ouverture des offres suite à la demande d’un soumissionnaire, sera bien avisé de transmettre également ledit procès-verbal à l'ensemble des soumissionnaires du marché, et ce même s’ils ne l’ont pas formellement demandé. Le nom de tous les soumissionnaires doit apparaître sur le procès-verbal d’ouverture des offres transmis. Il n’est ainsi pas admissible de caviarder les noms des soumissionnaires ou d’autres indications minimales prévues par l’art. 31, al. 2 RLMP-VD avant la transmission du procès-verbal.

Le procès-verbal d’ouverture des offres n’est pas soumis à une obligation de publication, de sorte qu’il ne doit pas être publié sur la plateforme internet simap.ch et dans la Feuille des avis officiels.

A signaler enfin qu’en application de l’art. 8 de la Charte éthique vaudoise sur les marchés publics, le procès-verbal de l'ouverture des offres doit être remis le plus rapidement possible aux soumissionnaires.

 


Secrétariat général du Département des infrastructures et des ressources humaines (SG-DIRH)
Centre de compétences sur les marchés publics du canton de Vaud (CCMP-VD)