Les administrations communales appliquent des «cadres de classement», facilitant la localisation rapide de l’information, la protection de leurs droits et la recherche historique.
Un «Plan de classement type ACV», encore en vigueur dans la gestion des archives définitives (ou historiques) des petites et moyennes communes, a été commenté dans le Guide pratique de Gestion des Archives communales du canton de Vaud en 1999. Il a permis, de répertorier le contenu des archives de toutes les communes des origines à 1960, puis de publier une synthèse des notices descriptives dans le Panorama des Archives communales vaudoises 1401-2003, édité à l’occasion du Bicentenaire de la création du canton .
Aujourd’hui, les besoins et les attentes des administrations communales – particulièrement ceux du greffe municipal – ont évolué. L’actualisation du plan de classement est indispensable. Le Guide pratique et le Panorama avaient d’emblée fixé le cadre de cette démarche. Un partenariat a vu le jour entre l’Association vaudoise des secrétaires municipaux et les Archives cantonales vaudoises, auxquels sont venus se joindre dans un deuxième temps des archivistes de villes, membres de l’Association vaudoise des archivistes.
Cette démarche a abouti à l’élaboration d’un Plan de classement de l’administration communale, conçu pour organiser les archives courantes et intermédiaires, soit les dossiers/documents d’usage quotidien au greffe municipal des communes de petite et moyenne importance (jusqu’à 2.500 habitants, soit 90% des communes actuelles), sans structure permanente d’archivage, parfois en attente de fusion.
La classification administrative du Plan comptable vaudois 1980 a servi de fil conducteur. Elle répond parfaitement à ce genre de besoins. Les cantons de Genève, Jura, Valais et Fribourg ont opté pour une structure semblable. Ce plan s’inscrit donc dans un cadre romand.
Un «dossier de présentation» accompagne le Plan de classement de l’administration communale, comprenant la structure détaillée du plan de classement, la cotation des rubriques, l’index des mots-clés et l’organisation interne des dossiers d’activités répétitives (commissions, associations, organismes intercommunaux ou régionaux). Les plans de classement de deux communes (Suscévaz et Apples), donnés à titre d’exemples, illustrent la flexibilité extrême de ce produit.
En outre, ce Plan de classement de l’administration communale participe d’une démarche de formation globale du personnel administratif. Le séminaire «Gérer les archives courantes et intermédiaires», donné en novembre 2005 et au printemps 2006 a été suivi par 177 secrétaires et sera repris au printemps 2007. Le greffe municipal sera ainsi doté d’un outil propre à assumer de manière autonome, la gestion quotidienne de l’information courante, en augmentation exponentielle, confrontée à l’évolution technologique engendrée par la généralisation de l’informatique et à l’introduction progressive de la Gestion électronique des documents.
C’est pourquoi, cette démarche – validée par l’association vaudoise des secrétaires municipaux – dépasse largement la satisfaction de besoins ponctuels et momentanés du secrétariat municipal.
Le dossier explicatif du «Plan de classement de l’administration communale» intégral est téléchargeable dès maintenant sur le site internet des Archives cantonales vaudoises, URL www.vd.ch/archives-cantonales/, rubrique «Pour les communes», avec un lien depuis celui de l’Association vaudoise des secrétaires municipaux.
Archives cantonales Vaudoises (ACV)