Au guichet communal

Copies certifiées conformes

Parfois, des administrés demandent aux communes que celles-ci leur fassent une «copie certifiée conforme» de tel ou tel document.

Attention: Les communes ne peuvent faire cette mention «copie certifiée conforme» que sur des copies de documents originaux qu’elles ont elles-mêmes émis. Les communes ne peuvent pas certifier conformes des copies de documents non émis par la commune.

Qu’en est-il alors des copies de documents non émis par la commune? Vers qui faut-il envoyer l’administré?

Ce sont les notaires qui sont habilités à attester qu’une copie d’un document est conforme à l’original, après avoir comparé les deux textes (collationnement). L’attestation ainsi faite par les notaires est appelée le vidimus. Par le vidimus, le notaire n’atteste pas du contenu du document, mais uniquement de la conformité de la copie avec l’original. La base légale de la compétence du notaire est l’article 48 de la loi sur le notariat (RSV 178.11).

L’administré doit donc impérativement être invité à s’adresser à un notaire, ou à s’adresser directement à l’autorité qui a émis le document original.

Légalisations

Les administrés s’adressent parfois aux communes pour demander une légalisation.

Attention: La légalisation n’est pas de la compétence des communes.

La légalisation est la déclaration par laquelle le notaire atteste l’authenticité d’une signature olographe (manuscrite) ou électronique. La légalisation prouve que c’est bien la personne mentionnée dans l’acte qui a signé le document. La légalisation porte uniquement sur la signature et non sur le contenu de l’acte signé.

S’il s’agit de faire légaliser des documents munis de signatures officielles vaudoises à destination de l’étranger, l’administré doit impérativement s’adresser au Bureau des légalisations. Celui-ci se trouve à la Préfecture du district de Lausanne. La Préfecture du district de Lausanne est seule habilitée à légaliser des documents à destination de l’étranger munis de signatures officielles vaudoises.

_{Service des communes et des relations institutionnelles (SeCRI)}