Des nouvelles du projet Panorama 2
déjà été présenté en mars 2011 (no 21), il y a une année exactement. En deux mots, il s’agissait d’offrir, par l’intermédiaire d’un portail internet, un outil de gestion et publication pour les archives communales du Canton de Vaud.
Depuis, l’étude préliminaire s’est terminée et ses conclusions ont été adoptées par la communauté des archivistes communaux. Le choix définitif s’est porté sur le logiciel ICA-AtoM (acronyme pour «International Council on Archives - Access to Memory»).
Il s’agit d’un logiciel open source dont le développement est piloté par le Conseil International des Archives. Sa caractéristique est d’être une application web, qui ne nécessite pas d’installation sur le poste de l’utilisateur. Toutes les interactions des utilisateurs avec le système se font par un navigateur web.
Ce logiciel combine ainsi un accès sécurisé pour la saisie d’inventaires et un accès grand public pour consulter les données publiées. En plus, il a été pensé pour favoriser un usage simultané par plusieurs institutions différentes. Enfin, il permet de manière aisée la gestion et la publication des documents numériques tels que des anciennes vues d’une localité ou un procès-verbal d’une séance de municipalité en 1803.
Ce logiciel est déjà utilisé par de nombreuses institutions et réseaux d’archives. Bien que plus répandu dans le monde anglo-saxon, l’intérêt pour son usage augmente rapidement dans le monde francophone en général et en Suisse romande en particulier. La communauté d’utilisateurs est formée de professionnels chevronnés qui s’impliquent dans son développement et qui demeurent en contact étroit avec l’éditeur grâce à un forum internet.
Bien entendu, un logiciel open source n’est pas une baguette magique qui permet de réaliser ses souhaits gratuitement. Il est connu qu’un projet impliquant un tel logiciel demande une implication plus importante de ses utilisateurs. Il est donc nécessaire de ne pas sous-estimer la charge de travail. Mais en l’occurrence, les bénéfices attendus ont paru supérieurs à ceux que l’on pouvait espérer en recourant à un logiciel propriétaire, et ce pour un investissement financier très modéré.
Les Archives cantonales vaudoises (ACV) se sont fortement impliquées dans ce projet en coordonnant les travaux pour l’étude préliminaire. Au début de l’année 2012, elles ont remis la conduite du projet à un Comité de pilotage. Celui-ci s’est formé sous l’égide de l’Association vaudoises archivistes (AVA). Composé d’archivistes communaux ainsi que d’un représentant des ACV, il est chargé de conduire la mise en production du logiciel, espérée pour 2013. La présidence du groupe sera assurée par un ou une archiviste communal/e.
La création de cette infrastructure commune aux Archives communales vaudoises vise à offrir des prestations de qualité pour des coûts limités. Une contribution annuelle sera demandée aux communes qui désirent en faire usage. Son montant sera calculé de façon à favoriser la participation des petites et moyennes communes au projet. Parmi les prestations proposées figurent une formation de départ, une aide ponctuelle et des conseils pour la récupération d’inventaires existants. Les communes utilisatrices pourront s’attendre aux bénéfices suivants: des inventaires sécurisés, un accès facilité à la mémoire communale ainsi que la possibilité de publier des documents historiques numérisés.
L’adresse électronique panorama.archives@gmail.com est à disposition pour tout renseignement.
Archives cantonales Vaudoises (ACV)