Convocation du Conseil par voie électronique

Le Service des communes et du logement (ci-après: SCL) a été questionné à plusieurs reprises concernant la possibilité d’envoyer les convocations aux séances des Conseils et les documents qui les accompagnent (préavis, rapport, etc.) par la voie du courrier électronique.

Selon le Service juridique et législatif (ci-après: SJL), interpellé par le SCL, les dispositions légales de la loi sur les communes prévoient effectivement, et sans précision, que les conseils sont convoqués "par écrit". Ces dispositions n'ont pas été amendées depuis l'adoption initiale de cette loi, soit depuis 1956. Le commentaire de cette disposition permet une interprétation selon laquelle son but est d'imposer une convocation adressée individuellement et via un support concret (à l'opposé d'une convocation par affichage public, voire orale). Selon le SJL, il est dès lors possible de soutenir que la notion "par écrit" a évolué depuis l'adoption des dispositions légales concernées avec le recours aux transmissions électroniques des documents et qu'il est possible de tenir compte de cette évolution technique.

En conséquence, il y a lieu d'admettre que, sur le principe, les membres des conseils doivent recevoir la convocation en tant que telle par écrit; en l'absence de précision sur ce point, les éventuels autres documents de référence de la séance concernée peuvent être communiqués d'une autre manière, soit par la mise à disposition physique dans un local déterminé, soit par mise à disposition électronique (transmission directe par courriel, stockage sur le site internet de la commune).

Pour le SJL, dans les cas où des conseillers (communaux ou généraux) déclarent explicitement et préalablement être d'accord de recevoir les convocations aux séances au moyen d'un courriel uniquement, ils ne pourront pas se plaindre ensuite valablement de ne pas avoir été convoqués par un courrier ordinaire écrit.

Le SJL recommande donc de mentionner cette modalité d'envoi dans le règlement du Conseil, ce qui clarifie la situation sur le plan juridique. Cependant, il n’apparaît pas possible d'imposer, en pratique ou par voie réglementaire, à tous les conseillers une convocation par courriel, sans base légale cantonale explicite à ce sujet.

Pour toute information complémentaire, le SCL se tient à disposition des communes.

_{Service des communes et du logement (SCL)}