Harmonisation des registres : Les personnes et les entreprises
Le 23 juin 2006, les Chambres fédérales adoptaient la loi fédérale sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes (LHR – RS 431.02).
Cette première mesure d’harmonisation de référentiels au plan fédéral, s’imposant donc à tous les cantons et toutes les communes, a été suivie le 18 juin 2010 par la loi fédérale sur le numéro d’identification des entreprises (LIDE – RS 431.03).
Maintenant, la Confédération, les cantons et les communes disposent des outils qui permettent la mise en œuvre de la cyberadministration, souhaitée tant par le citoyen et les entreprises, respectivement les administrations.
Dans le canton, l’Administration cantonale des impôts (ACI) a été désignée comme service leader de la mise en œuvre des mesures découlant des dispositions légales précitées.
La LHR a ainsi permis de satisfaire aux besoins des recensements fédéraux devenus trimestriels et la création du Registre cantonal des personnes (RC-Pers).
La LIDE quant à elle, permettra la réalisation d’une nouvelle base de données de référence: le Registre cantonal des entreprises (RCEnt).
Harmonisation des registres de personnes
Depuis le 31 décembre 2012, date de référence du premier recensement fédéral de la population fondé sur tous les attributs définis par la LHR, les communes vaudoises satisfont aux exigences de l’Office fédéral de la statistique (OFS) et sont donc régulièrement «recensables». Si les services cantonaux contribuent à ces résultats positifs, c’est surtout grâce aux travaux soutenus des contrôles communaux des habitants que cela est effectivement possible.
Aujourd’hui le Registre Cantonal des Personnes (RC-Pers), qui fédère donc les informations transmises par les administrations des 318 communes vaudoises et des registres officiels de la Confédération, est un outil incontournable de rationalisation des tâches. Le RCPers est ainsi accessible en consultation à plus de 6'000 utilisateurs et est déjà interfacé avec plusieurs applications comme UNIREG (registre fiscal des contribuables), RDU (application traitant les prestations sociales) ou encore RELEV (gestion de l’enclassement). A ces fonctionnalités s’ajoutent encore diverses extractions régulières en faveur des Eglises reconnues ou de l’administration militaire, par exemples.
Si la majorité des critiques formulées par les utilisateurs du RCPers sont globalement favorables, le retard enregistré dans la communication et, partant, la mise à jour de certaines informations a amené le Conseil d’Etat à proposer une évolution majeure de la gestion des mutations relatives aux habitants de notre canton. Ces aménagements ont été planifiés de concert avec les évolutions dictées par la Confédération et traitant plus particulièrement des communications d’Infostar (état civil) dans un premier temps, puis de Symic. Le Grand Conseil a ainsi adopté le 19 mars dernier des aménagements à la loi vaudoise d’application de la loi fédérale sur l'harmonisation des registres (LVLHR – RSV 431.02) et à la loi du 9 mai 1983 sur le contrôle des habitants (LCH – RSV 142.01). A cette même date, il a accordé un crédit substantiel pour la mise en œuvre des évolutions du RCPers et des applications communales de contrôle de l’habitant, pour la création d’un registre cantonal des entreprises et d’un registre des tiers.
S’agissant des évolutions que connaîtront l’an prochain les logiciels communaux de contrôle de l’habitant, elles se caractérisent par une mise à jour en temps réels des données du RCPers et une simplification de la gestion des transferts de domiciles, notamment par la reprise automatique des données disponibles dans le RCPers par la commune d’arrivée, la généralisation de la règle «l’arrivée fait foi» qui rend l’annonce de départ inutile et donc une diminution du nombre et du volume des données faisant l’objet d’une saisie.
Exemple schématique de changement de domicile à l’intérieur du canton :
Actuellement
FuturD’autre part, l'article 49 alinéa 3 de l'Ordonnance fédérale sur l'état civil (OEC) et en principe aussi l'art. 5 al.1 OHR (Ordonnance fédérale sur l'harmonisation des registres) fixent que les données d'Infostar sont livrées automatiquement et sous forme électronique, de manière sécurisée, aux administrations communales.
Ces nouvelles dispositions légales entrent pleinement en vigueur le 1er janvier 2015, de sorte qu’à compter de cette date plus aucune communication ne sera effectuée par papier aux administrations communales.
Les changements que connaîtront ainsi les applications informatiques – tant communales que cantonale – gérant la population vaudoise permettront de rationaliser et de sécuriser le traitement de ces informations, notamment par la diminution importante du nombre et des volumes de données faisant l’objet d’une saisie manuelle.
Les informations provenant de l’Office fédéral des migrations (application informatique SYMIC) devraient, à court terme, suivre le même processus de mise à jour.
Exemple schématique du traitement d’un événement d’état civil (naissance)
Actuellement
FuturLe Registre cantonal des personnes est accessible aux utilisateurs autorisés des contrôles communaux des habitants qui contribuent ainsi directement à l’amélioration de la qualité des données émanant des registres fédéraux. Or il convient ici de souligner l’importance de ces données qui servent directement, notamment, à l’établissement des documents d’identité (voir projet NAVIG). Les anomalies constatées doivent donc être signalées conformément aux informations publiées sur le site internet www.vd.ch/lhr.
Les instances communales concernées veilleront à ce que les évolutions succinctement décrites ci-dessus soient bien implémentées dans leur outil de contrôle de l’habitant. C’est en effet ce déploiement et la mise en production de la nouvelle version de l’application qui déclenche le processus de subventionnement prévu par le Décret du 19 mars 2013.
Désormais le développement de la cyberadministration se poursuit donc en permettant de nouvelles simplifications des relations civiles entre le citoyen et les autorités cantonales, communales et fédérales.
Dans l’intervalle, outre les fichiers bimensuels des mutations qui doivent donc toujours être régulièrement transmis, un fichier au format eCH-0099 doit être déposé chaque mois par chacune des communes vaudoises sur la passerelle d’échanges Reg-CdH.
Harmonisation des registres des entreprises
A l’instar du NAVS13 pour les personnes physiques, toutes les entreprises (sociétés, raisons individuelles, etc.) doivent pouvoir être identifiées de manière univoque, notamment dans les relations internationales, par un numéro unique (IDE), utilisable par toutes les administrations du pays (exemple: CHE-123.456.789).
Les registres qui gèrent des entreprises doivent ainsi évoluer de façon à intégrer cet identifiant prévu par la LlDE précitée; deux délais sont impartis à cet effet par le droit fédéral:
- au 31 décembre 2013 pour le registre cantonal du commerce, les registres des avocats, des exploitants du sol et des professions de la santé;
- au 31 décembre 2015 pour tous les autres registres.
Il convient de relever que l’analyse préliminaire de ce domaine a permis d’identifier plus de 50 registres cantonaux différents, qui suivent des règles de gestion particulières.
Afin de tirer le meilleure profit possible de ces contraintes légales, le Conseil d’Etat a proposé au Grand Conseil, lequel l’a adopté le 19 mars 2013, la mise en œuvre d’un nouveau registre cantonal des entreprises, ouvert à tous les usagers autorisés de l’administration vaudoise.
Ce registre, qui devrait être également accessible par les communes, permettra de rationaliser et sécuriser les informations qui revêtiront ainsi incontestablement une qualité sensiblement meilleure et plus à jour.
Eu égard au planning dicté par la législation fédérale, le registre cantonal des entreprises devrait être disponible à fin 2015 prochain.
Administration cantonale des impôts (ACI)
Renseignements :
Administration cantonale des impôts (ACI)
Francis Perroset
Tél.: 021 316 21 31
francis.perroset@vd.ch