Chronique des marchés publics : La réception des offres

L’acheminement et la réception des offres - Le timbre postal ne doit pas faire foi

L’acheminement des offres peut avoir lieu par plusieurs biais (voie postale, autres services de livraison, par porteur). Pour que l’étape de la réception des offres se déroule sans accroc, certaines précautions doivent être prises par le pouvoir adjudicateur avant le lancement de la procédure.

Dans un cas récemment traité par la Cour de droit administratif et public du tribunal cantonal vaudois, un pouvoir adjudicateur avait indiqué dans son appel d’offres que «Les soumissions signées, sont à retourner sous pli fermé - courrier A et date du timbre postal faisant foi jusqu’au lundi 13 avril 2015 dernier délai ou à déposer au plus tard 12h00 à cette même date au secrétariat d’C. Passé ce délai, elles seront exclues de la procédure».

Dix offres ont été déposées auprès de l’adjudicateur dans le délai imparti. Un soumissionnaire a adressé son offre par voie postale (courrier express) le vendredi 10 avril 2015, soit dans les temps. Un problème d’acheminement postal a néanmoins eu pour conséquence que son offre est finalement arrivée en mains de l’adjudicateur le 20 avril 2015 - soit 7 jours après le terme fixé pour la remise des offres - alors que l’adjudicateur avait déjà procédé à l’ouverture et à l’évaluation des autres offres entrées. Comme l’offre arrivée dans un second temps avait été expédiée à temps, la date du timbre postal faisant foi, l’adjudicateur a dû procéder à une nouvelle évaluation des offres en tenant compte de la dernière offre arrivée. Cette seconde évaluation n’a pas modifié le résultat de l’adjudication, bien que l’offre arrivée dans un second temps présente le prix le plus bas.

De tels évènements ne sont pas rares en pratique. La situation aurait toutefois pu être pire encore, si l’adjudicateur avait reçu l’offre envoyée par poste après avoir adjugé le marché. Dans ce cas, il aurait potentiellement été contraint de révoquer l’adjudication prononcée et de reprendre tout le processus d’évaluation depuis le départ. De tels incidents peuvent ainsi engendrer une perte de temps non négligeable pour un pouvoir adjudicateur.

Il convient de tirer les enseignements suivants de la situation exposée dans cet arrêt. Il est recommandé à l’adjudicateur de prévoir dans son appel d’offres que les offres doivent être en mains de l’adjudicateur à une date, une heure et un lieu précis. En plus de ces indications, il est bienvenu de faire figurer une mention indiquant qu’au-delà de l’heure fixée, les offres ne seront plus acceptées. Etant donné que l’acheminement n’a pas lieu selon les mêmes modalités durant le weekend que pendant les jours ouvrés, il est judicieux de ne pas fixer un lundi comme jour de remise des offres. En effet, les locaux tant des soumissionnaires que des adjudicateurs ne sont en principe pas ouverts durant les deux jours qui précèdent un lundi.

De plus, il faut veiller, et particulièrement chez les adjudicateurs disposant de grands locaux, à être précis s’agissant du lieu de remise (adresse, numéro de l’immeuble, cas échéant entrée, étage, numéro de salle ou mention précise du secrétariat de l’entité responsable). Un soin particulier devrait également être apporté à la sensibilisation des personnes œuvrant au secrétariat, à l’approche d’une date prévue pour la réception des offres d’un marché public. Leur attention doit être portée sur le caractère important de telles enveloppes, qui ne doivent pas être acceptées une fois le délai dépassé, et sur l’interdiction d’ouvrir les envois au fur et à mesure de leur réception. A cet effet, l’adjudicateur devrait exiger des soumissionnaires dans les documents de soumission qu’ils notent les références du marché sur l’enveloppe, avec la mention «ne pas ouvrir».

On rappellera que la jurisprudence est très restrictive sur le dépassement de l’heure fixée pour la remise des offres. Un retard de quelques minutes peut suffire à justifier l’exclusion d’une offre pour cause de non-respect du délai. L’art. 32, al. 1, 2ème tiret, let. d RLMP-VD prévoit l’exclusion de l’offre lorsqu’elle est déposée hors délai. Ainsi, pour éviter les difficultés d’appréciation et la confusion liées à l’éventuelle arrivée tardive de certaines offres, il peut être utile de fixer comme heure de retour des offres l’heure de fermeture des bureaux (par exemple 12:00). A cette heure-ci, l’accès aux locaux de l’adjudicateur peut en de nombreux lieux être automatiquement verrouillé.

L’ouverture des offres

Une fois l’heure de remise des offres passée, le pouvoir adjudicateur procède à l’ouverture des offres. Les offres remises sont ouvertes en même temps à la date, à l’heure et au lieu indiqués dans les documents d’appel d’offres par au moins deux représentants autorisés du pouvoir adjudicateur. Lors de l’ouverture, un procès-verbal doit être établi. Son contenu minimal est déterminé par l’article 31, alinéa 2 RLMP-VD. Celui-ci précise que les noms des personnes présentes, les noms des soumissionnaires, les dates de réception des offres, les prix des offres, les éventuelles variantes et les offres partielles doivent y être au minimum contenus.

La transmission du procès-verbal d’ouverture

L’article 31, alinéa 3 RLMP-VD prévoit que les soumissionnaires et les associations professionnelles intéressées peuvent, sur demande, obtenir le procès-verbal. Alors que certains pouvoirs adjudicateurs appliquent cette disposition à la lettre, dans la mesure où ils attendent qu’un soumissionnaire se manifeste, d’autres adressent spontanément les procès-verbaux d’ouverture aux participants à la procédure, voire les publient sur leur site internet après avoir dûment attiré l’attention des soumissionnaires à ce propos dans leurs documents d’appel d’offres. La Charte éthique des marchés publics, signée en août dernier par l’Etat de Vaud, l’Union des Communes vaudoises et les principaux partenaires du secteur vaudois de la construction, prévoit à son article 8 que : «Le procès-verbal de l’ouverture des offres doit être remis le plus rapidement possible aux soumissionnaires». La Charte opte donc pour une remise spontanée du procès-verbal d’ouverture, à savoir une transmission simultanée à tous les soumissionnaires dans un délai raisonnable et sans attendre qu’un soumissionnaire ne le requière, ceci dans l’idée de libérer les ressources des soumissionnaires dont l’offre n’est d’emblée pas concurrentielle au niveau du prix.

En appliquant scrupuleusement les prescriptions édictées ci-dessus, le pouvoir adjudicateur s’assure du déroulement fluide de cette étape importante de la procédure.

_{Secrétariat général du DIRH (SG-DIRH)}