La procédure sur invitation 2.0

De quoi s’agit-il ?

La procédure sur invitation est une procédure de mise en concurrence formelle réglementée aux articles 20 AIMP et 3 LMP-VD. Elle n’est pas soumise à des exigences en termes de publication, ce qui la distingue fondamentalement d’une procédure ouverte.

Déployée le 1er juillet 2024, la nouvelle plateforme Simap permet aux adjudicateurs de piloter l’intégralité de leurs procédures sur invitation directement en ligne. Cette fonctionnalité s’inscrit dans la promotion des technologies de l’information prônée par le droit des marchés publics révisé. Les adjudicateurs sont toujours plus nombreux à utiliser cette solution en raison des multiples avantages qu’elle présente, tant pour eux-mêmes que pour les soumissionnaires.

Comment fonctionne la procédure sur invitation sur Simap ?

Le système permet à l’adjudicateur de configurer un appel d’offres¹ qui restera invisible pour le grand public et qui pourra par la suite être transmis aux seuls soumissionnaires invités à la procédure.

Pour que l’adjudicateur puisse inviter des soumissionnaires à sa procédure via la plateforme, il faut que ces derniers soient enregistrés sur la nouvelle plateforme, autrement dit qu’ils y disposent d’un compte utilisateur au moment où la procédure est lancée.

La transmission de l’invitation à soumissionner n’est que l’un des nombreux avantages offerts par la plateforme. L’adjudicateur peut également mettre les documents d’appel d’offres à disposition des soumissionnaires invités via ce canal. Une fois téléversés sur la plateforme, les différents fichiers (dossier d’appel d’offres, cahier des charges technique, annexes à remplir, plans, etc.) deviennent accessibles et téléchargeables (gratuitement) par les soumissionnaires invités sous la rubrique « Documents » de l’appel d’offres en cause.

Un forum permet aux soumissionnaires invités de poser des questions en lien avec les documents d’appel d’offres et à l’adjudicateur d’y publier ses réponses de manière anonymisée.

Enfin, les soumissionnaires invités peuvent déposer leur offre par voie électronique directement sur la plateforme. L’adjudicateur doit toutefois avoir expressément autorisé (ou imposé) ce mode de remise dans ses documents d’appel d’offres et défini les exigences de forme à respecter, en particulier le niveau de signature électronique requis (sur ce point, cf. l’article La remise électronique des offres publié dans l’édition du mois de mars 2025).

On observe en pratique que les adjudicateurs généralisent l’usage de ce mode de remise sécurisé qui simplifie les échanges, réduit la charge administrative et supprime les frais d’expédition des offres. La plateforme Simap a d’ailleurs récemment publié une série de conseils à l’attention des soumissionnaires pour leur permettre de déposer leurs offres par voie électronique avec succès (cf. également la vidéo explicative «Soumission d’offres en ligne», qui explique cette fonctionnalité pas à pas).

Quelques points d’attention !

L’organisation d’une procédure sur invitation via la plateforme Simap n’exonère pas l’adjudicateur des exigences imposées par la législation cantonale (LMP-VD et RLMP-VD). La plateforme présente en effet des fonctionnalités qui ne sont pas nécessairement compatibles avec cette dernière.

En droit vaudois, l’adjudicateur doit notifier ses décisions aux soumissionnaires par notification individuelle, à l’exception des appels d’offres et des adjudications de gré à gré au sens de l’article 21, alinéa 2 AIMP (gré à gré exceptionnel), qu’il notifie par voie de publication sur la plateforme Simap (cf. art. 24, al. 1 RLMP-VD).

Ainsi, la notification individuelle des décisions (par courrier recommandé, cf. art. 44, al. 1 LPA-VD) est obligatoire dans une procédure sur invitation menée par un adjudicateur vaudois. Cela vaut même si la procédure est organisée via la plateforme Simap et que cette dernière offre la possibilité de notifier certaines décisions (interruption de procédure, adjudication) par voie de publication.

Il existe d’ailleurs un curieux paradoxe au moment de clore une procédure sur invitation organisée via la plateforme. Celle-ci impose en effet, pour des raisons techniques, la publication d’un avis d’adjudication. Bien qu’il n’existe aucune obligation de publication dans une procédure sur invitation (cf. art. 3 LMP-VD), l’adjudicateur vaudois n’a dès lors pas d’autre choix que de publier cet avis d’adjudication pour éviter que son projet reste « ouvert » sur la plateforme. Il convient d’attendre la fin de la période dite de standstill (délai de recours de 20 jours + marge de sécurité de 5 jours pour vérifier l’absence de recours) suivant la notification individuelle de la décision d’adjudication pour procéder à cette publication. Enfin, l’adjudicateur vaudois doit impérativement veiller à ne pas ouvrir de nouvelles voies de recours contre la décision d’adjudication (déjà notifiée par voie recommandée) lors de la publication de l’avis en question. A cette fin, il intégrera sous la rubrique « voies de droit » de l’avis d’adjudication, le texte suivant en lieu et place de celui proposé par défaut par la plateforme : « La décision d’adjudication a fait l’objet d’une notification individuelle. Le présent avis n’est, par conséquent, pas sujet à recours ».

Actualité jurisprudentielle

Dans un arrêt du 4 septembre 2025 (ATF 152 II 325), le Tribunal fédéral a mis fin à une controverse datant de plusieurs années en jugeant que ni l’« invitation à soumissionner », ni les « documents d’appel d’offres » ne constituent une décision susceptible de recours séparé dans une procédure sur invitation. L’arrêt précise que la contestation de défauts entachant l’invitation à soumissionner ou les documents d’appel d’offres doit intervenir dans le cadre d’un recours contre le premier acte ultérieur attaquable en justice (par exemple, une décision d’exclusion ou d’adjudication).

Cette jurisprudence apporte une clarification bienvenue dans le contexte d’une procédure sur invitation 2.0 (i.e. organisée via la plateforme Simap). En effet, en l’état actuel de la plateforme, l’adjudicateur qui veut adresser une « invitation à soumissionner » doit passer par la création d’un « appel d’offres ». Or, cet « appel d’offres » ouvre, pour l’heure, sous rubrique « voies de droit », une voie de recours qui n’a plus lieu d’être à la suite de l’arrêt du Tribunal fédéral précité. Informée de ce problème, la plateforme Simap procèdera prochainement aux adaptations requises. Dans l’intervalle, tout adjudicateur veillera à supprimer le contenu de la rubrique « voies de droit » de ses « appels d’offres » sur invitation. Rappelons que les appels d’offres publiés dans les procédures ouvertes et sélectives ne sont pas concernés par ce qui précède ; ils sont, eux, toujours sujets à recours (cf. art. 53, al. 1, let. a AIMP).

¹ Terminologie utilisée par la plateforme alors qu’il s’agirait davantage d’une « invitation à soumissionner » dans le contexte particulier d’une procédure sur invitation.

^{Secrétariat général du Département des institutions, de la culture, des infrastructures et des
ressources humaines (SG–DICIRH)
Centre de compétences sur les marchés publics du canton de Vaud (CCMP–VD)}