Archivage dans les communes : Règles de conservation liées aux documents du Plan de classement en ligne

Après avoir fait en 2007 la promotion du Plan comptable comme outil de gestion pour le classement des documents/dossiers/données informatiques, les Archives cantonales vaudoises publient en ligne, sur le site de l’Etat de Vaud\Communes, un chapitre complètement renouvelé sur le calendrier de conservation, dans leur Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud.

C’est une étape déterminante sur le chemin de l’archivage électronique et de la maîtrise des masses documentaires dans les communes.

Le recours au calendrier de conservation

Que conserver ? Dans quel but ? Pour combien de temps ?, telles sont les questions récurrentes posées par les communes.

Confrontées au flux incessant d’informations et de données, les communes doivent mettre en place des modes opératoires qui leur permettent d’évaluer et de trier sans crainte, les durées d’utilisation administrative et légale étant satisfaites.

L’outil approprié à ces objectifs: le calendrier de conservation, à la fois un outil de gestion et un outil archivistique.

En parallèle au déploiement systématique du calen drier de conservation dans l’ensemble des services de l’Administration cantonale vaudoise, les Archives cantonales vaudoises ont pensé nécessaire de s’engager dans la même direction auprès des communes.

Le calendrier de conservation est une liste de documents/dossiers/données informatiques produits/reçus par les administrations communales, accompagnés de leur durée d’utilisation et de leur sort final (conservation définitive, tri, échantillonnage ou élimination). Il est le reflet de l’administration au moment où il est introduit. Il résulte d’une démarche planifiée, concertée et validée.

Une longue gestation La démarche de réflexion et d’enquête a duré plus de deux ans et demi ; elle a abouti, le 28 septembre 2009, par la mise en ligne d’une «Section 5. Le calendrier de conservation», complètement renouvelée, et commentant chaque rubrique du plan de classement. Elle a nécessité la rédaction de 827 pages, la confection de 410 fichiers PDF et de huit listes positives, une par chapitre du plan de classement, soit la liste des documents à conserver de manière illimitée.

M. Robert Pictet, adjoint chargé des relations avec les communes, a coordonné toute l’entreprise qui a bénéficié de nombreux concours externes et professionnels.

Désormais

Le calendrier de conservation s’adresse à toutes les communes du canton, en particulier à celles sans structure d’archivage professionnel. La consultation en ligne des règles de conservation permet de retrouver pour chaque rubrique du plan de classement le sort final des documents/ dossiers/données informatiques y relatifs, avec des explications correspondantes et dans leur contexte. Les autorités communales disposent dès maintenant d’une vision globale et d’une évaluation complète dans le sens d’une conservation définitive ou momentanée de leur production documentaire. Elles peuvent bâtir leurs politiques à la fois informatiques en choisissant, là où cela s’impose, les processus qui garantissent la récupération des données en tout temps, et conservatoires, en sécurisant les données qui sont appelées à faire partie de la mémoire communale. La publication du calendrier de conservation clarifie leurs responsabilités en matière d’archivage; elle les place surtout sans détour devant leurs obligations.

_{Archives cantonales Vaudoises (ACV)}