La chronique des marchés publics

L'annonce préalable

De la théorie…

L’annonce préalable (art. 20, al. 3, let. a RLMP-VD) offre la possibilité à un adjudicateur d’attirer l’attention de soumissionnaires potentiellement intéressés à un marché donné en leur communiquant, à l’avance, certaines indications relatives à l’appel d’offres subséquent. Elle est, par exemple, utilisée afin de mobiliser les acteurs d’un domaine particulier lorsqu’un adjudicateur sait qu’il devra publier son avis d’appel d’offres durant une période de vacances.

Outre cet aspect purement informatif, cette annonce préalable offre également un autre avantage à l’adjudicateur : elle lui permet, s’il le souhaite, de réduire le délai de remise des offres dans l’appel d’offres subséquent. Le délai légal ordinaire de 40 jours pourra ainsi être réduit à 24 jours en règle générale et jusqu’à 10 jours au minimum à titre exceptionnel. Pour ce faire, l’avis d’annonce préalable devra toutefois respecter les exigences cumulatives suivantes :

1. l’avis d’annonce préalable est publié au minimum 40 jours avant et au maximum 12 mois avant l’avis d’appel d’offres relatif au marché subséquent ;
2. l’avis contient les indications énon- cées à l’article 15 RLMP-VD, soit les indications devant obligatoirement figurer dans les documents d’appel d’offres ;
3. l’avis contient une mention en vertu de laquelle les soumissionnaires intéressés doivent s’annoncer à l’adjudicateur et peuvent obtenir des informations supplémentaires auprès de ce dernier.

Il convient également de signaler que l‘annonce préalable ne constitue pas une décision sujette à recours puisqu’elle n’est pas mentionnée dans la liste exhaustive des décisions sujettes à recours des articles 15, alinéa 1bis AIMP et 10, alinéa 1 LMP-VD.

… à la pratique (simap)

Une attention toute particulière doit être portée lors de la confection des avis afin qu’aucune confusion ne soit possible entre l’avis d’annonce préalable et l’avis d‘appel d‘offres subséquent. A cet effet, il est recommandé aux adjudicateurs de mentionner clairement dans leur avis d’annonce préalable qu’un avis d’appel d’offres sera publié ultérieurement et de ne pas insérer sur la plateforme, au stade de l’annonce préalable, l’ensemble des documents qui devront être complétés et retournés par les soumissionnaires lors de la remise des offres. Il est également recommandé de spécifier sous la rubrique «1.2 Délai de remise des offres» de l’avis d’annonce préalable, le délai prévu pour la remise des offres (par ex : 24 jours dès la parution de l’avis d’appel d’offres subséquent) en lieu et place d‘un terme.

Il convient encore de signaler qu’en l’état, la plateforme simap.ch ne permet pas de faire le lien entre un avis d’annonce préalable et un avis d’appel d’offres subséquent qu’elle traite comme deux projets distincts. Il n’est donc pas possible de transformer simplement une annonce préalable en appel d’offres et une nouvelle saisie en vue de la publication de l’appel d’offres est, pour l’heure, nécessaire. Enfin, en raison de la nature de l’annonce préalable, la plateforme simap. ch ne permet ni d’adjuger celle-ci, ni de l’interrompre, ni de pouvoir en publier un avis rectificatif. Seule une «révocation» de l’annonce préalable est possible, ce terme étant, à notre sens, peu approprié.

L’avis rectificatif

A l’inverse du droit fédéral (art. 16, al. 3 de l’Ordonnance fédérale sur les marchés publics), la législation vaudoise ne contient aucune mention relative à la publication d’un avis rectificatif. Cet outil s’est toutefois largement imposé dans la pratique grâce aux possibilités offertes par la plateforme simap.ch. L’avis rectificatif permet à un adjudicateur de rectifier une erreur contenue dans un avis d’appel d’offres précédemment publié, voire éventuellement de prolonger un délai indiqué dans ce dernier. La publication d’un avis rectificatif est susceptible d’entraîner certains effets indésirables pour l’adjudicateur, raison pour laquelle elle doit demeurer une exception.

Mise en œuvre simap.ch

Lors de la rédaction d’un avis rectificatif, il est important d’identifier les impacts possibles des modifications apportées à certaines rubriques de l’avis d’appel d’offres. En effet, les modifications apportées peuvent influencer d‘autres rubriques de l’appel d’offres. Par exemple : la modification du délai de remise des offres peut avoir une influence sur d’autres délais ou dates indiqués dans la publication initiale (délai pour poser des questions, etc.).

Les modifications opérées à l’aide d’un avis rectificatif qui concernent une date ou un délai contenu dans l’avis d’appel d’offres initial, ne déploient pas automatiquement leurs effets dans la base de données du projet simap.ch, une intervention du Centre de compétences sur les marchés publics (CCMP-VD) étant nécessaire. Ainsi, pour s’assurer que les documents placés sur simap.ch continuent d’être accessibles jusqu’à l’échéance d’un délai de remise des offres rectifié, un adjudicateur doit contacter le Centre de compétences sur les marchés publics (CCMP-VD) (021-316.74.00) et lui demander de procéder à cette correction dans simap.ch.

Il convient également d’être attentif au fait que, lors de la publication d’un avis rectificatif sur simap.ch, la plateforme ne transmet, en l’état, aucune information automatique aux soumissionnaires qui se sont déjà inscrits suite à la parution de l’avis d’appel d‘offres antérieur. Seule une alerte sera affichée sur le projet simap. Pour cette raison, il est recommandé aux adjudicateurs d’adresser simultanément à la parution de l’avis rectificatif sur simap.ch, un courrier ou un courriel individuel à tous les soumissionnaires déjà inscrits pour les avertir de la parution de cet avis.

Modification de documents après publication

Le canton de Vaud autorise ses adjudicateurs à apporter des modifications mineures aux documents de soumission après leur mise en ligne sur simap.ch. Ces modifications interviennent sous la responsabilité des adjudicateurs.

Mise en œuvre simap.ch

En cas de modification apportée aux documents de soumission, la plateforme génère automatiquement un e-mail d‘information qu’elle adresse à tous les soumissionnaires déjà inscrits, ainsi qu’une alerte sur la page de téléchargement des documents. Elle ne peut toutefois garantir aux adjudicateurs la réception de cette information par les soumissionnaires. Il est donc recommandé aux adjudicateurs qui doivent apporter des modifications à leurs documents de soumission, d’informer simultanément et individuellement tous les soumissionnaires déjà inscrits, des divers changements apportés aux documents. En raison des inconvénients qu’elle génère, la modification des documents de soumission suite à la publication de l’appel d’offres, doit demeurer une exception.

Délais de publication simap.ch

En raison de la simultanéité des publications sur simap.ch (publication complète) et dans la Feuille des avis officiels du canton de Vaud (FAO) (publication résumée), les délais de remise des annonces en vue de leur publication sur simap.ch sont liés aux délais de publication de la FAO, soit :

1. Délais usuels

• le lundi 24h00 pour la FAO du vendredi
• le mercredi 24h00 pour la FAO du mardi

2. Délais spéciaux ou absence de publication

Toutes les informations à cet égard figurent sur le site internet du CCMP-VD rubrique «Publication FAO» : http://www.vd.ch/themes/economie/marches-publics/publication-fao/

Serveur de formation

A titre de rappel, la plateforme simap.ch offre via son «serveur de formation», la possibilité à tout adjudicateur de s’inscrire comme «soumissionnaire» ou comme «pouvoir adjudicateur» afin de pouvoir effectuer toute une série de tests utiles qui ne figureront pas sur la base de production : https://www.schulung.simap.ch/

_{Secrétariat général du DIRH (SG-DIRH)}