La protection des données s'invite aux contrôles des habitants : Publication d'un guide pratique pour les communes

Même si le cadre légal est précis, la loi du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles (LPrD) et son règlement d’application apportant aux services administratifs les éléments de cadrage nécessaires, il n’est pas toujours aisé de savoir comment enregistrer, utiliser ou communiquer ces données, tout en devant faire preuve de jugement et de proportionnalité.

Par ailleurs, de nombreux citoyens ayant conscience des risques sont devenus très soucieux de l’utilisation et de la diffusion de leurs données personnelles. Les bureaux de contrôles des habitants se retrouvent au cœur de la question dans des situations parfois complexes. Les médias ont également pris le relais et se sont saisis de plusieurs cas particuliers pour attirer l’attention du public sur le traitement de leurs données sur internet par exemple, et notamment par l’utilisation d’algorithmes sur les réseaux sociaux.

Un travail collaboratif de longue haleine

Ainsi, dès le début de l’année 2016, un groupe de travail a été mis sur pied dans le but d’élaborer des directives dans ce domaine. Ce groupe de travail fut composé de membres du Service de la population (SPOP), de représentants de l’Association vaudoise des contrôles des habitants (AVDCH) et de l’Association vaudoise des responsables informatiques des communes (AVRiC) ainsi que du Bureau de la Préposée à la protection des données et à l'information. Après avoir recueilli par sondage les principales préoccupations des préposés au contrôle des habitants, l’élaboration du guide s’est poursuivie intensément durant plusieurs mois. Il a été présenté lors de treize séances de formation d’une demi-journée qui se sont déroulées entre novembre 2016 et mars 2017, réparties en différents lieux du Canton. Elles ont réuni près de 500 participants et la formation a été délivrée et animée par M. Laurent Sutter, juriste et chargé des relations avec les communes et Mme Mélanie Buard, adjointe de la cheffe de division, avec le soutien de Mme Delphine Magnenat, cheffe de la division commune et nationalité et de M. Nicolas Saillen, chef de service adjoint, ainsi que des membres du comité de l’AVDCH pour l’animation des ateliers.

Un guide et une formation sur mesure

Dans cette formation composée d'une partie théorique et d’ateliers interactifs, tout a été pensé pour favoriser les échanges et couvrir les points d'interrogation restants. Grâce à cet éclairage privilégié, les préposés ont pu prendre conscience de leur responsabilité et des enjeux de la protection des données personnelles dans leur cadre de travail et s’approprier le guide. La protection des données prévoit que notamment les principes de légalité, de finalité et de proportionnalité doivent être respectés. La collecte et l’utilisation de données ne pourront porter que sur les données personnelles indispensables à l’accomplissement des tâches des contrôles des habitants, mais jamais plus que le strict nécessaire. Par ailleurs, la loi garantit à la personne concernée le droit d’accéder en tout temps à ses propres données, pour qu'elle puisse, le cas échéant, s'opposer à leur usage ou les faire rectifier.

Le guide pratique se veut justement comme un outil simple d’accès et pratique, réunissant en un seul et même endroit l’ensemble des problématiques courantes rencontrées dans les contrôles des habitants. Il sera par ailleurs amené à évoluer tant au gré des expériences que des évolutions législatives.

Le guide passe également en revue divers sujets tels que :

• L’harmonisation de formulaires de travail
• La diffusion de renseignements adaptée au destinataire
• La notion de donnée personnelle et de donnée personnelle sensible
• La mise sous confidentialité d’une personne
• Le traitement de listes
• Les nouveaux modes de diffusion et la sécurité informatique.

Un outil pratique et évolutif

Dans sa forme électronique, le guide est composé de nombreux liens renvoyant directement sur des modèles prêts à l’emploi, des procédures claires et autres annexes explicatives.

Une édition imprimée a été adressée aux Municipalités, fin mars, afin qu’elles soient également sensibilisées à ce sujet et puissent prendre la mesure du cadre dans lequel évoluent leurs collaboratrices et collaborateurs du contrôle des habitants en matière de protection des données. En effet, leurs décisions ne sont pas toujours faciles à tenir ou à expliquer. Il leur appartient donc d’appuyer les contrôles des habitants qui sont tenus de prendre toutes les mesures de sécurité matérielles, techniques et informatiques (notamment la gestion des accès à leurs bases de données) afin de garantir le respect de la protection des données personnelles des habitants de leur commune.

Bien que destiné aux contrôles des habitants, ce guide peut également être une source d’inspiration pour les autres services cantonaux et communaux et nous vous invitons à en prendre connaissance par l’intermédiaire de vos préposés communaux ou en le téléchargeant sur le site internet du Bureau de la Préposée à la protection des données et à l’information.

_{Service de la population (SPOP)}