Que doit faire le président du conseil communal ou général quand il reçoit un courrier de la part d’administrés ?

La grande majorité des règlements du conseil prévoient des règles sur le déroulement des séances et notamment que le conseil entend la lecture des lettres qui sont parvenues au président depuis la précédente séance. Cette opération se déroule en principe au tout début de l’ordre du jour, au point des communications du président.

Par conséquent, lorsque le président reçoit un courrier, il doit procéder à sa lecture à la prochaine séance du conseil. En présence de nombreux courriers, de lettres constituées de plusieurs pages, ou de correspondances systématiques d’administrés, le président a le choix de lire l’intégralité du document ou d’informer le conseil de la réception de la lettre et de laisser à ce dernier la possibilité d’une lecture ultérieure. On peut imaginer pareille procédure lorsque le conseil n'est pas le destinataire principal du courrier. En présence de contenus injurieux ou diffamatoires, le président devrait renoncer à une lecture intégrale mais informer les membres de la réception.

Les courriers reçus sont joints au procès-verbal, qui sera archivé. De nos jours, la numérisation a pris de l’ampleur et de nombreux documents sont publiés sur internet. Il se pose dès lors la question de la publication sur le site internet communal du procès-verbal et des courriers des administrés.

Les procès-verbaux adoptés par le conseil et signés du président et du secrétaire sont en principe des documents publics au sens de l’art. 8 LInfo. Cela découle également du principe de la publicité des débats du conseil ancrée aux art. 15a et 27 LC.

En ce qui concerne leur publication sur internet, qui constitue le moyen le plus efficient de les rendre accessibles aux citoyens, les procès-verbaux doivent être épurés des données personnelles concernant des personnes non élues. Une version non caviardée reste toutefois en général consultable au bureau du conseil communal ou général.

En cas de huis clos prononcé par l’assemblée conformément aux art. 15a et 27 LC, la partie du procès-verbal frappée par le huis clos ne doit en aucun cas être publiée ni sur internet ni mise à disposition du public.

Pour les courriers des administrés, ceux-ci sont également susceptibles de contenir des données personnelles. Ils précisent, en principe et à tout le moins, les nom, prénom et adresse postale de l’expéditeur. Outre le fait que ces données personnelles pourraient aisément être utilisées à mauvais escient par n’importe qui, leur cycle de vie sur le web est pratiquement illimité et leur indexation par les moteurs de recherche rend toute information publiée sur une personne déterminée aisément accessible. Il convient donc de prendre les mesures adéquates pour prévenir de tels risques, en caviardant les données personnelles, voire en ne publiant pas ces documents. Une pesée des intérêts doit être effectuée de cas en cas afin d’éviter une utilisation abusive des données personnelles.

En cas de doute, la Direction des affaires communales et des droits politiques, ainsi que l’Autorité de protection des données et de droit à l'information se tiennent votre disposition.

_{Direction générale des affaires institutionnelles et des communes (DGAIC),
Direction des affaires communales et droits politiques (DACDP)}