Quelques astuces pour établir le procès-verbal du Conseil

La rédaction du procès-verbal n’est pas chose aisée et doit respecter certaines règles afin de garantir la conformité au droit supérieur et notamment la protection des données personnelles. En effet, il arrive fréquemment que ces actes soient publiés sur le site internet communal et à l’heure actuelle, de telles publications virtuelles sont sujettes à caution en raison de la protection des données personnelles.

Ainsi, la présente publication va tenter de donner des pistes pour établir un procès-verbal respectueux des normes légales en vigueur.

• Il existe plusieurs façons de rédiger un procès-verbal. La première étant une retranscription complète des débats au mot pour mot. La deuxième façon est de résumer les prises de paroles des membres et les décisions. La méthode choisie est décidée par le Conseil. En outre, il est important pour le Secrétaire de bien préparer la séance à l’avance, par exemple en prévoyant une structure de procès-verbal qui coïncide avec l’ordre du jour.
                                                                                           
• Les séances sont parfois enregistrées par le Secrétaire pour que ce dernier puisse rédiger facilement le procès-verbal. Cette façon est à privilégier lorsque les délibérations sont intégralement protocolées. En outre, les enregistrements, qui contiennent des données personnelles, doivent être détruits après chaque adoption du procès-verbal par le Conseil car les données ne sont plus nécessaires à la réalisation de la tâche pour laquelle elles ont été collectées. Le principe de l’enregistrement doit être ancré dans le règlement du conseil. A défaut de dispositions en la matière dans le règlement du conseil et malgré la destruction des transcriptions, les membres doivent être informés et doivent consentir à l’enregistrement. En outre, il est à rappeler que la bande enregistrée de la séance ne constitue pas un document public consultable par un tiers, au sens de l’art. 8 LInfo. En effet, elle ne sert qu'à la rédaction du procès-verbal (voir arrêt de la CDAP du 11 décembre 2023 (GE.2022.0175).
   
• Il arrive que le Président reçoive des courriers de citoyens. Les missives sont jointes au procès-verbal, et la version papier de ces documents sera archivée. Lorsque le Président choisit de ne pas lire l’entier des lettres reçues, une annotation doit être inscrite dans le procès-verbal à cet égard. Lire l’article relatif au traitement des courriers des administrés.  
   
• De nos jours, la numérisation a pris de l’ampleur et les procès-verbaux sont publiés sur internet. Bien que ces documents soient publics (art. 8 LInfo et 15a et art. 27 LC), leur publication sur le web est problématique. En effet, les données personnelles, contenues dans les lettres des administrés par exemple, peuvent être indexées par les moteurs de recherche et facilement accessibles. Ainsi, avant la mise en ligne, les données personnelles relatives à des tiers (noms, prénoms, adresses postales, numéro de téléphone, etc.) devraient être caviardées de sorte à ce que les personnes concernées ne soient pas reconnaissables et afin d’éviter toute utilisation abusive. Une version non caviardée devrait rester toutefois consultable au bureau du conseil. Il est envisageable de publier les documents complets sur internet uniquement lorsque ceux-ci sont accessibles par les conseillers de manière sécurisée.
• En cas de huis clos prononcé par l’assemblée conformément aux art. 15a et 27 LC, la partie du procès-verbal frappée par le huis clos ne doit en aucun cas être publiée ni sur internet ni mise à disposition du public.

• Lorsque le Secrétaire du Conseil a terminé sa rédaction, le procès-verbal est envoyé aux membres, en principe, avec la convocation à la prochaine séance. Il est recommandé d’inscrire en filigrane « projet ». L’assemblée doit accepter par un vote le procès-verbal. Chaque membre a la possibilité de requérir des modifications pour la partie le concernant. Ce n’est qu’une fois adopté par le Conseil que ce manifeste est signé du Président et du Secrétaire conformément à l’art. 71a LC. Le procès-verbal adopté et signé est un document public au sens de l’art. 8 LInfo et n’est ainsi plus modifiable ultérieurement.

• Les modifications du procès-verbal sont inscrites dans le document qui les concerne par la correction directement dans le texte. Le procès-verbal de la séance pendant laquelle les corrections sont demandées contient une mention précisant que le procès-verbal de la séance précédente est modifié. Toutefois, c’est ce dernier qui est corrigé. Cela permet d’éviter de devoir travailler avec deux documents en parallèle en cas de modification.

• Un extrait du procès-verbal contenant les décisions prises par le conseil doit être établi après la séance par le Secrétaire. L’extrait, signé par le Président et le Secrétaire, est transmis à la municipalité, notamment pour affichage au pilier public.

• Un exemplaire papier final signé et original doit être déposé dans les archives du Conseil. A ce propos, la législation sur l’archivage prévoit des règles sur les modes de conservation des documents qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, l'accessibilité et la sécurité de ceux-ci. Il s’agit notamment de l'utilisation d'un papier longue conservation, avec une impression recto en noir seulement.

• Lorsque des conseillers rejoignent la séance en cours de route, une mention doit être portée dans le procès-verbal, par exemple : « Un conseiller rejoint la séance ». Son nom ne doit pas être précisé. Le quorum devra être recalculé et inscrit.

La Direction des affaires communales et des droits politiques reste à votre disposition pour toutes questions concernant le déroulement et l’établissement du procès-verbal.

^{Direction des affaires communales et droits politiques (DACDP),
Association des Secrétaires des Conseils Communaux et Généraux Vaudois (ASCCGV)}